控制 22 分钟的会议时间（翻译整理）

夏残风

“会议拉锯战”是每个人都头痛的。如何高效的进行会议，相信每个人都希望了解。那么或许这篇文章可能给大家有所启发。
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没有人因任何的因素喜欢开会。其实很多情况下，大部分的人都认为一些的会议都是在浪费时间。

那么，如何剔除会议中那些浪费时间的方面，留下精华部分？
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让我们尝试下将会议时间压缩到 22 分钟，Nicole 首先提出了这个想法，我个人认为这是目前所能看到的最容易做到而且有效的办法。
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& v4 U" A6 E) n5 i/ F5 k这里是他提及的一些方面：

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请原谅我可能没有完全清楚得阐述他的核心观点，因为这些内容我是从他的想法中部分摘记而来。其中每条详细的观点如下：
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9 X$ Y) p6 g% j制定 22 分钟时间的会议
; a% y" `7 R6 O- n; A% x谁规定所有的会议时间需要花半个小时甚至一个小时？这有何数据依据？当然没有。

其实，这点时间留给人们去阐述、辩论自己的观点显然不足够。因此反过来讲，也不可能所有的会议在 22 分钟之内搞定。
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但你可以尝试尽可能将会议时间控制得越来越短，而不是越来越长。
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1 {0 [$ W5 `& n有个共同的议程
; S9 \6 P& o. n( |有个明确目标的议程将会使会议锦上添花、有的放矢。
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/ x! j4 }( F  U& ^. T可以考虑在白板上写出议程的内容，同时加粗相应的关键点，由此不断提醒大家我们这个会议需要达到什么样的目标。
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提前 3 天发送邀请和相关必读内容
虽然这可能是会议组织者的负担，但这能为组员降低尽可能小的成本。
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千万不要让会议变成“大家尽可能得先了解文档中的内容，然后必须提交相应的作业”等这种情况。
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, C2 W/ B" u4 E5 E准时开始
会议准时开始的这种情况发生的几率有多少？该死，实际情况是几乎没有。
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/ a+ H) |: B9 D你可能会说，部分的情况可能是由于 Outlook 等程序可能没有设置足够的提醒时间的问题。当然纯粹依靠软件是不靠谱的，甚至我建议你可以使用便签等“土办法”。

8 v4 }' B+ M  S9 g同时 22 分钟的时间对于个人而言，也可以当作是做个缓冲休息时间。

站着开会
) G) K. }- {8 j. ^  d# S舒适的椅子会让人“变懒”，而同时站着开会能提醒大家目标是不是需要说明或者补充（参见“混乱的站立会议”）。
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' M: M8 V' y7 i2 ]! }( B' K; M同时，你需要保持你的观点，如有必要请保持沉默，将它留到会议外去单独处理。

1 @1 d$ `9 B) O不要带笔记本，但记得带纸笔
( L+ q; w0 o7 B- A如果你承诺会议会在 22 中之内搞定，那么就没有必要带其他无关的物品。
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我甚至认为带上这些东西你将重复你中学时的覆辙 -- 看起来你在开会，而其实你的心已经飞往他处。
0 B8 k+ v* B- E& D) P7 [( i5 I
+ \, Q% _4 |5 R* p$ ]3 Y纸和笔会让你的头脑清醒，也有利于分工：一个人讨论问题，另外一个人记录。
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3 Y: @, T& v9 |& W2 w) G3 w1 n同时禁止带手机
理由同上

注意！记录所有的话题相关的反馈
如果是个会议，那必定有个人会担当组织者的角色，记录所有应该注意的点。

! j4 n. k7 v1 T# k" b( g0 A同时，反馈中可能会有支线等情况发生，你应该避免这些话题不会离会议本身的议题太远。
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4 Y# ]8 N2 T; F0 B. H# r尽可能快的发送会议记录
22 分钟并不长，但你应该尽可能快的发送相关的会议记录，组织并计划下个会议。

  V5 p( J. s" t# R2 v好了，我想你有更多补充这个话题的观点，那么也请你不吝的提出。如果你愿意，你完全可以和其他人分享这个话题。

蝴蝶梦

日本太阳微公司有个最著名的会议成本计算公式，简明扼要的提醒我们要开短会，开效率高的会