提升工作效率必备的五大工具

蝴蝶梦 · 发表于 2022-6-30 08:26

系统、程序的管理是企业的经营不可缺少的，一个公司要稳定地发展，就需要一套完整而又有效的管理体系。

5种常见的管理方法，使用得当能在处理问题上事半功倍。

1、四象限定律

四象限法则是史蒂芬·柯维提出的，它将事务按重要性和紧迫性分为四个象限：重要而且紧急，重要但不紧急，不重要但是紧急，不重要而且不紧急。

事务所在的象限不一样，处理的原则也各不相同。

第一个象限(重要而且紧急)：马上行动。第一个象限的事情越少越好。

第二个象限(重要但不紧急)：要有一个计划。把你的时间和精力放在第二个象限，制定一个由紧到松的计划。

第三个象限(不重要但很紧迫)：把任务交给其他人，如果不能完成，就按照时间长短，采取不同的战术，时间短的直接解决，时间长的可以分类集中处理。

第四个象限(不是很重要也不是很紧迫)：能不做就不做，这是在浪费时间。

运用规则：查看你的任务列表，是否很混乱，运用四象限定律，可以根据各种事务的处理方式，将您的事务扩大到四象限，并对其进行排序。

2、80/20定律

80/20定律相信，少量的原因、投入和付出会带来大量的结果、产出和回报。80%的销售是由20%的客户提供，80%的产出是20%的产品，80%的业绩评估是由20%的工作完成的。

80/20规则打破了我们的传统思考方式，它显示了因果关系，投入与产出，付出与回报之间的内在不平衡。利用这一点，我们要做到以下几点：将更多的注意力集中在工作上，而不是平均分配;用最少的努力控制自己的生命;有选择而不是事无巨细;追求完美而不是追求完美。

运用规则：区别重要的少数和微不足道的多数，重点关注重要的工作，在繁杂的工作中梳理思路，将资源用于最重要和最紧迫的问题。

3、5W2H法

5W2H分析法是一种以价值为基础的、规范化的思考过程，为企业决策与工作分析提供了一种科学的方法。在追求理想和目标时，要经历以下七个问题：选择目标、选择理由、时机、时机、组织、个人、组织七个问题，并从七个方面进行提问，并从中选出最有价值的途径和途径。

应用规则：在5W2H的基础上，我们可以从5W2H的角度出发，通过对时间、地点、人员、资源等因素的综合，并按照价值的大小，找出最好的目标和路线。

4、SMART原理

一个好的目标，就象在迷雾中的灯塔，为我们指明了方向，指引着我们的行动。

怎样设定一个好的目标，SMART原理对我们有很大的帮助。SMART原则为设定目标提出了5条基本原则，即：Specific(目标必须清晰，不能含糊)，Measurable(可测量，必须有一个标准)，Attainable (可达到的目标，切实可行)，Relevant (相关性，整体性，有助于达成其它目标)，Time-besed (确定时限)。

运用定律：为了让目标与SMART定律相一致，我们可以将其转化为5个问题：具体的目标和特点，如何达到目的，是否有清晰的标准?你有没有这个能力?达到这一目标有何意义?在生活或工作中，它是属于哪个方面的?计划在何时达成此目的。

5、 WBS规则(任务分解)

WBS，即WorkBreakdownStructure，它为实现目标、任务、工作、活动提供了一个明确的步骤。

WBS分解的基本原理是：将主体目标逐步细化、分解，并将其分解成具体的行动;

意义：再伟大的目标，也要一步一步来。学习把工作分解开来，把它分解到一定程度，你就可以知道它是什么了，你就可以有条不紊地工作了，你就可以把你的日程安排好，你就可以把它变成类似一条小溪汇成河流。

总结

五大管理工具就说到这里，要想让它发挥出应有的效果，就必须在实际操作中使用。从你明天准备好工作列表的时候，你就可以把它们运用到实践中去了。

蝴蝶梦 · 发表于 2022-6-30 08:27

虽然有些不可思议，但是有的知识你一旦了解了，就会对生活的方方面面产生影响。

其实很多时候有些道理不是我们不懂，而是缺乏归纳与总结。

今天我们一起来看看知乎答主 @极乐分享的人生经验，或许能让你的生活更加轻松：不要看对方说了什么不要看对方说了什么，而是思考他为什么说这个。

昨晚我爸打电话给我，告诉我 1 月下旬的时候杭州天气可能会不好，让我注意保暖。

我告诉他我一月中旬就会回去的，老爸很满意地挂了电话，停止了告诉我杭州天气的进程。

他其实这句话只是告诉我：

过年早点回来，我想你，但是他们那个年代的人是表达不出来这种思念的，会通过各种绕口的方式表达内心的感情。

4 岁的小侄子打电话给我，说想我了，想我去上海陪宝宝玩。

他的需求有两个：

a. 家里确实无聊，想我带他出去烧火，带他出去玩各种刺激的

b. 他想吃糖，只有我会偷偷给他糖吃

我自己确实无法去上海，所以我告诉他，杭州最近有怪兽，我走不开，但是我打怪兽国家发我糖作为奖励，这些糖都寄给他吧。

当我不懂这个道理的时候，觉得世界真心复杂，和一个人交往真难，但是慢慢地开始掌握这种思维之后，世界在慢慢变得简单起来。

这种能力需要练习，练习的方式是换位思考，初期肯定经常出错，但是有了这样的意识，就不会活得混混沌沌了，每一次成功的感知或者失败的感知，都是知识库的一部分。

这也能培养观察能力，当你切实地在使用这个能力的时候，你会发现，其实以前你和别人的矛盾都是你们在讨论不同的问题，识别不了对方的需求，表达不出自己的需求。主动交流多去赞美主动交流，多去赞美，决定一个人对你看法的是你们的关系。

我在大学的时候有一个不错的女性朋友，我和她出去玩总发现我们所处的这个世界难度不一样。

当时我还处于愤青年纪，我觉得她之所以是简单难度，是因为：我们更愿意帮助漂亮女生定律。

后来又结识了一些男生，他们也简单一点，我才意识到，我缺乏他们的一种品质：主动交流。

但是当时我自诩清高，不屑于这些人际技巧，后来我自我反省，才发现这不是正直，而是自恋。

我曾经一直存在着某种不切实际的幻想，我坐在图书馆里面，摆出专注的态度，前面放着一大摞大部头书籍，总能吸引到有丰富内涵的女生。

这种幻想是来自一种自恋，不愿意付出，认为以优秀就能获得别人青睐的自恋，骗自己罢了，除非我长得像梁朝伟，不然别人都没工夫看我前面的书到底有多厚。

我开始试着放下我那卑微的自尊心，多与人交流，多平等地交往，不再去不切实际地幻想着对方被我深深吸引，世界的难度在降低。

我会在食堂打饭的时候主动和阿姨聊两句，几次之后她就能认识我，我发现自己的饭也变多了。

在杭州救助站实习的时候，多交流这个品质帮了我很多。

因为我早上起得迟，食堂是 7 点开放，我 8 点才起来，每次阿姨都会给我留吃的，以前早上都是饿肚子，只是因为我有一次和阿姨聊了聊各自的家庭之后状况变了。

那时候住在山上，没电视没网络，非常无聊，晚上会下山玩玩，之所以能下山玩，是我那时候找门卫下棋，和他抱怨过这里无聊，他告诉我晚上可以下山玩，10 点之前回来，他帮我留门。

主动沟通真的能降低生活难度，不要一上来就表达自己的需求，熟悉之后对方自然愿意为了你麻烦一下自己。

人都是喜欢能让自己获利的人，赞美是最简单的建立关系方式，到卖蛋饼的店夸他蛋饼好吃，说不定聊两句之后她会给你做的大一点。

夸中年妇女漂亮，夸少女温柔和吸引力，夸男生成熟，夸长辈对自己的耐心，只是简单的一句话，能让你的世界变得很不一样。

越来越多的体验让我真实的认识到：决定一个人对你态度的，不是你是什么样的人，而是你们的关系。

我在救助站受到更多的照顾，不是我在山里还算稀有的大学生身份，而是我和他们都很熟。找准自己的角色时常有人问我，为什么你和老师的关系这么好？是不是你更擅长拍马屁？是的，确实我拍马屁比较厉害，但是我觉得更关键的是我知道自己是一个学生，老师和学生关系好，意思就是师生关系好。

学生的要求就是尊重知识，热爱学习，只要做到这一点，和老师关系不会差的。

我觉得鉴别一个人成熟度的就是找自己位置的能力。

几个朋友打牌，你一定要赢，一定要表现自己的聪明，和别人合作，别人出错牌就一肚子牢骚，大家都是朋友，一起玩无非图个开心，如果找不准自己的位置，总想表现自己的优异，总想获得别人的赞美，没几个愿意和你玩的。

领导开会不敢发言，怕同事觉得自己装 B ，开会是上下级，同级交流，就需要表现自己的看法。

生活的复杂性在于有时候你的角色会冲突，努力扮演好自己的主要角色，对次要角色做到心安，生活能变得顺心很多。

焦虑来自你的想象，别人对你没有预设，预设是你自己给自己的

在积极心理学的课程上时常有一个小活动：

站到讲台上，当着全班同学的面大声吼，放开了吼。

如果有过这样的体验的人一定能有一种很神奇的经验：

我坐在下面，想着自己等下要上去，特别的紧张，很担心自己到时候吼不出来，越想不紧张。

但是当我真的站在上面，放开了吼的时候，我发现其实和我想的不一样，当能够专注于自己吼出来的时候，焦虑全部消退了。

一个心理学实验：

一批志愿者，告诉他们体验歧视，在他们的脸上做出疤痕，然后让他们分散在每个公共场所，晚上回来的时候让他们讲体验。

很多人都说自己遭受歧视了，而事实上，他们在出去的时候工作人员以补妆为借口已经把他们的疤痕擦去了。

对外界的焦虑，来自自己对自己的看法，对自己的看法会篡改你在外界收到的真实信息。

我们会感到焦虑，大多是觉得自己不够好，不够优秀，其实别人压根没觉得你应该优秀。找到自己想要什么我们时常会说优质的男性与女性更懂得尊重别人，他们不容易生气，不会强迫别人，他们温文尔雅，这些都并不来自于他们有更高的忍耐力，更高的情商，只是他们不在乎。

凯撒大帝英勇无比，长老团围攻凯撒，他如战神屹立，直到他在刺杀人群中看到了自己的义子布鲁图，他失望地放下了自己的武器。

即使最优秀的人遇到自己在乎的东西也会变得脆弱。

而不再去在乎外界的看法最好的方式不是你回避外界，而是找到真正自己努力和在乎的东西。

在我的咨询体验中，来访者有两个阶段变化最大：

1.接受现状，他的焦虑会明显减轻

2.寻找到自己想要的，他的抑郁开始消退，生活变得积极

当能发觉来访者找到自己想要的东西的时候，咨询已经变得很容易。

其实不必羡慕那些积极的人，你想模仿他也不可能，如何做到的答案在你心里，很多人会问，我就是不知道自己想要什么，怎么办？

找到自己想要的这句话第一个字是找，每当你找得累了，都告诉自己：我这是在给自己一个机会。

一种感受只能被另一种感受替代。

当你发现面前有一个小姑娘在哭的时候，你会做什么？

男性一般讲个笑话，给个棒棒糖，希望用开心代替她的哭泣。

女性一般温柔的抱抱，问她怎么了，给她安慰和抚慰。

我们明明知道如何对待悲伤，却从来不对自己使用。

当你悲伤的时候，你不知道其实最好的办法是出去玩一玩，找点快乐的事情做一做，你不知道你需要好好的安慰自己，鼓励自己，我们总是强迫自己不能悲伤，应该振作。

绝大部分对待自己的方式都是很暴力的，就像一个小女孩在哭泣，你走上去，凶狠的和她说：不准哭！再哭我就打你！

这样的方式怎么能让那个小姑娘不哭？这样的方式怎么能让自己的悲伤消退？

悲伤和痛苦是压抑不住的，但是你可以通过另外一种感受代替它。别指望有人能理解你我曾经之所以痛苦，因为我觉得这个世界这么美好，而我如此不幸。我现在之所以平静，因为我知道这个世界本身就很恶毒，有人对我好，有人赞扬我，都是我赚了。

别人不会懂我，也没有义务懂我，包括父母，我没有理由恨他们，让别人懂我是我自己的事情，但凡有人愿意懂我都应该感激。

世界很糟糕，而我很幸福。

把时间从压抑自己的欲望解放到如何合理释放自己的欲望。

我时常会收到一些私信，比如说：我喜欢乱花钱，控制不住自己网购，怎么办？

一次次压抑自己的行为与欲望，一次次在无法压抑中自责与痛苦，不是你意志力不够，而是方法错了。

之所以迷恋花钱，因为你的生活本身太无聊！

无聊的生活，网购是唯一的多巴胺释放途径，我们会迷恋上这种快乐。

但是这种快乐有代价，你要阻止这种行为，其实也就是在阻止这种快乐，这时候你的敌人就是你自己，自己打自己，你的绝大部分主观能动性都调动不起来。

小时候喜欢吃橘子，但是橘子上火，不能多吃，但是控制不住。

后来爸爸买了荔枝，这才是真的甜，于是不想吃橘子了，开始吃荔枝，但是荔枝贵，不能多吃，但是又控制不住。

之后和二丫发明了玩过家家的游戏，每天放学也没空回家吃荔枝了。

欲望达成所释放的满足你是控制不住的，之所以需要控制是因为单纯的满足自己代价太大，你需要控制的是自己的行为，寻求其他更合理的方式满足自己的欲望。

生活中有其他事件能够释放多巴胺了，我们就不会再迷恋代价巨大的多巴胺了。

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